Secretaría General

La Secretaría General es el organismo de carácter operativo y permanente del Consejo Distrital de Juventud de Buenaventura, que asegura el permanente funcionamiento y operación de la Corporación con las funciones basicas de:

• Dirigir a todos los funcionarios asignados a su dependencia.
• Citar a sesiones de conformidad con lo previsto en este reglamento.
• Vigilar, dirigir y controlar la elaboración de las actas de las sesiones y su diligenciamiento, así como certificar la fidelidad de su contenido.
• Durante las sesiones estar atento a las instrucciones de la Presidencia, realizar el llamado a lista de los Consejeros Distritales de Juventud, registrar y leer las proposiciones, comunicaciones, proyectos de Acuerdo Juvenil y demás documentos que deban ser leídos en la sesión. Antes de dar lectura a cualquier documento lo pondrá a disposición del Presidente para que ésta decida su trámite.
• Registrar y certificar la asistencia de los Consejeros Distritales de Juventud que se hagan presentes en la sesión.
• Para efectos del reconocimiento y pago de incentivos de los Consejeros, registrar y certificar mensualmente la asistencia de los Consejeros a las sesiones respectivas discriminado diariamente la fecha, hora de iniciación y de finalización y el nombre de los Consejeros asistentes de la Comisión respectiva, así como el de los Consejeros de otras Comisiones, cuya asistencia haya sido registrada en la sesión.
• Certificar los resultados de las votaciones que se realicen durante las sesiones o al interior de las reuniones de la Mesa Directiva del Consejo.
• Redactar las cartas y notas oficiales, certificar sobre los asuntos de su competencia, sobre la asistencia o inasistencia de los Consejeros de Juventud a las sesiones para todos los efectos y sobre las actuaciones de los Consejeros en las sesiones.
• Recibir y dar trámite a todo documento o petición que llegue al Consejo con destino a la Mesa Directiva y a la Secretaría General de la Corporación. Para este mismo efecto, los Secretarios de las Comisiones Permanentes acusarán recibo y darán trámite a todo documento o petición que llegue a la Comisión Permanente, con destino a la Presidencia o a la Secretaría.
• Registrar, recibir y radicar los proyectos de Acuerdo Juvenil y dar inmediatamente el trámite que corresponda, según el caso.
• El Secretario General del Consejo es el Director de los Anales del Consejo Distrital de Juventud de Buenaventura.
• Colaborar y apoyar permanentemente a la Presidencia, a la Mesa Directiva y los Consejeros de Juventud, informando a éstos acerca de los asuntos sustanciados por la Presidencia.
• Llevar el archivo del Consejo.
• Hacer el acta de cada una de las sesiones, y leerlas ante la plenaria en la siguiente sesión dejando constancia por escrito; El acta contendrá una relación sucinta, entre otras, de los temas debatidos, intervenciones de los consejeros o invitados, de los mensajes leídos y de las decisiones adoptadas.
• Informar a los miembros integrantes del Consejo de lo actuado y decidido en aquellas sesiones a las que no pudieron asistir y remitirles el texto del acta correspondiente debidamente aprobada, con sus respectivos anexos.
• Recibir y dar trámite a todo documento o petición que llegue al Consejo.
• Asistir a todas las sesiones del consejo.
• Hacer entrega de su cargo con actas y balances a su sucesor.
• Elaborar las comunicaciones oficiales que debe enviar la presidencia y directivas del consejo.
• Informar regularmente a la presidencia y demás directivas de todos los mensajes y documentos dirigidos a la corporación y acusar su recibo
• Disponer la publicidad de todos los actos del consejo.
• Coordinar el desempeño de los Secretarios de Comisión.
• Ejercer la Secretaría de la Mesa Directiva de la Corporación.
• Ejercer la guarda y custodia de los sellos y del archivo del Consejo.
• Coordinar el ceremonial y los servicios de protocolo.
• Las demás funciones que le asigne el Consejo, la Mesa Directiva, la Presidencia, este reglamento y el Manual de Funciones que corresponda.